La Carta della qualità dei servizi risponde all’esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono.
Essa costituisce un vero e proprio “patto” con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo.
L’adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero per i beni e le attività culturali si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l’organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti.
La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell’opinione degli utenti.
Anche l'Archivio di Stato di Brindisi ha elaborato la propria Carta della qualità dei servizi.
Delle due sezioni che la compongono tralasciamo qui la prima, dedicata alla sua storia, alla sua sede, ai suoi compiti e alle sue attività, che sono argomenti già diffusamente trattati nelle altre pagine di questo sito, per presentare invece la seconda, in cui sono esposti in maniera specifica "impegni e standard di qualità", che l'Istituto si vincola ad osservare, e i modi per protestare, qualora essi non fossero perseguiti.
IMPEGNI E STANDARD DI QUALITÀ
ACCESSO
Regolarità e continuità
L’Archivio di Stato di Brindisi è aperto da Lunedì a Venerdì, chiuso il Sabato e tutti i giorni di chiusura ordinaria: domenica, festività civili e religiose, festività del santo patrono (il lunedì successivo alla prima domenica di settembre).
Orario di apertura al pubblico:
SALA STUDIO:
- lunedì, mercoledì, venerdì: ore 8.00 - 13.00
- martedì e giovedì: ore 8.00 - 17.00
- sabato: chiuso
SALA CONSULTAZIONE:
- lunedì, mercoledì, venerdì: ore 8,00 - 12,30*;
- martedì e giovedì: ore 8,00 - 16,30*;
- sabato: chiuso
* ORARIO ULTIMO INGRESSO
Accoglienza
Esiste un servizio di prima accoglienza con personale addetto ai servizi di vigilanza incaricato di indirizzare gli utenti ai servizi desiderati e ai funzionari preposti.
In biblioteca è disponibile gratuitamente l’opuscolo Archivio di Stato di Brindisi, a cura di M. Guadalupi – F. Casamassima - R. Savoia, Direzione Generale per gli Archivi – Betagamma, Viterbo 2001.
E' presente segnaletica interna sia al piano terra che al primo piano. Per gli utenti con ridotta capacità motoria l’accesso al primo piano, dove sono situate sale di studio, consultazione e lettura, è facilitato dalla presenza di rampe e di ascensore.
FRUIZIONE
Ampiezza della fruizione
Tutti i documenti conservati nell’Archivio sono liberamente consultabili ad eccezione di quelli riservati per i quali occorre un’apposita autorizzazione del Ministero dell’Interno, e di quelli in corso di restauro o di ordinamento.
Nei mezzi di corredo sono segnalate le unità archivistiche sottratte alla consultazione per il loro cattivo stato di conservazione o perchè in corso di restauro.
La Sala di studio ha una capacità ricettiva di 8 posti con 2 prese elettriche per p.c. portatili; la Sala consultazione ha una capacità ricettiva di 2 posti e 1 presa elettrica.
Si possono chiedere fino a 6 pezzi al giorno nei giorni di sola apertura antimeridiana, fino a 8 negli altri giorni; per l’espletamento delle ricerche per motivi giuridico – amministrativi si possono visionare invece fino a 10 unità archivistiche e non più di 2 partite catastali.
Le richieste dei pezzi in consultazione vanno effettuate entro le ore 12.00 nei giorni di lunedì, mercoledì, venerdì; entro le ore 16.00 nei giorni di martedì e giovedì; tempo massimo di attesa: 20 minuti.
Se i pezzi richiesti appartengono a fondi conservati presso uno dei depositi fuori sede il tempo di attesa è di non più di 7 giorni lavorativi.
Se la consultazione di uno o più pezzi si protrae per più giorni, questi si possono depositare in appositi armadi della sala studio ed essere tenuti in deposito per un tempo massimo di tre settimane, trascorso il quale verranno ricollocati al loro posto.
Si può usufruire di un servizio di prenotazione dei pezzi da consultare di cui si conosce già la segnatura archivistica, telefonando nelle ore antimeridiane di tutti i giorni ai numeri 0831 523412/13 e chiedendo del personale di sala studio.
Mediazione della fruizione
Durante tutto l’orario di apertura è possibile usufruire dell’assistenza di personale qualificato alla ricerca. Tutti i fondi archivistici sono dotati di strumenti di ricerca: l’80 % consta di inventari analitici o sommari, di cui alcuni a stampa, e il 20 % di elenchi di versamento o di consistenza; inoltre il 20% circa delle serie archivistici è dotato di banche dati. Gli utenti possono avvalersi anche della consultazione di repertori, guide tematiche e schedari.
RICERCA DOCUMENTARIA A DISTANZA
E’ assicurata la possibilità di ricevere informazione qualificata a distanza entro un tempo massimo di attesa di 30 giorni. Le richieste vanno indirizzate tramite e-mail. Nella risposta, effettuata con lo stesso mezzo della richiesta, verrà indicato il nominativo e il recapito del referente.
RIPRODUZIONE
Regolarità e continuità
Le richieste di fotoriproduzione possono essere presentate ogni giorno negli orari di apertura delle sale di studio e di consultazione.
Le copie possono essere ritirate e contestualmente pagate in contanti al funzionario responsabile dal lunedì al venerdì dalle 8.30 alle 13.00; il martedì e giovedì anche dalle 14.30 alle 16.30.
Ampiezza
Si possono richiedere:
• fotocopie
• copie digitali su CD
• stampe da riprese digitali
La consegna avverrà entro 10 giorni dalla richiesta. Le copie conformi rilasciate per uso amministrativo sono soggette alla normativa sul bollo.
E’ possibile, dietro autorizzazione, fotografare i documenti per uso studio con apparecchiature proprie.
Possono essere prenotate a distanza - per lettera o e-mail - fotocopie e scansioni per uso studio di documenti di cui si indichi in dettaglio la segnatura archivistica. La consegna avverrà entro 30 giorni dalla richiesta ed il pagamento sarà corrisposto anticipatamente attraverso il portale dei pagamenti PagoPA MIC pagonline.cultura.gov.it
TUTELA E PARTECIPAZIONE
Reclami, proposte, suggerimenti
In caso di mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta della qualità dei servizi, gli utenti possono avanzare reclami puntuali utilizzando i moduli disponibili all’ingresso da riconsegnare al personale, oppure inviando una e-mail all’indirizzo: as-br@cultura.gov.it.it
L’Istituto si impegna ad effettuare un monitoraggio continuo dei reclami e a rispondere entro 30 giorni.
Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti volti al miglioramento dell’organizzazione e dell’erogazione dei servizi.
La Carta della qualità dei servizi sarà diffusa all’ingresso della struttura e sul sito: www.archivi.beniculturali.it/ASBR/index.htm
ed è soggetta ad aggiornamento periodico ogni anno e ogniqualvolta si dovessero verificare cambiamenti significativi.
Responsabile Ufficio Relazioni con il Pubblico:
Diego Sicorello
La Carta della qualità dei servizi dell'Achivio di Stato di Brindisi è in corso di aggiornamento.
Puoi scaricare qui il modulo di reclamo in formato pdf
